Il servizio di punta
Ovia Second Brain
Tutto ciò che sai, hai detto e devi fare. In un unico posto, sotto il tuo controllo.
Ovia Second Brain è la memoria del tuo studio: cattura ciò che succede ogni giorno, lo collega al cliente e alla pratica giusti, e te lo restituisce quando serve, con una domanda in italiano. Non decide al posto tuo: ti ricorda ciò che già sai.
- CatturaTutto ciò che conta entra da solo
- CollegaOgni informazione trova il suo cliente
- EstraeImpegni e decisioni diventano visibili
- RispondeChiedi in italiano, ottieni la risposta con la fonte
- RicordaTi avvisa prima che te ne dimentichi
Il problema
La conoscenza del tuo studio esiste. Il problema è che è sparsa.
Una decisione presa al telefono, un impegno preso in riunione, un dettaglio del cliente scritto su un post-it, un’eccezione concordata via email due anni fa. Ogni giorno il tuo studio produce conoscenza preziosa, e ogni giorno una parte si perde: nella testa di chi l’ha vissuta, in caselle che nessun altro legge, in cartelle che nessuno apre.
Il costo non si vede in bilancio, ma c’è: ore spese a ricostruire, domande che interrompono il titolare, errori evitabili, clienti che devono ripetere le stesse cose. Secondo McKinsey quasi un quinto della settimana lavorativa se ne va solo a cercare informazioni interne [1].
Il punto non è comprare l’ennesimo strumento AI. È decidere cosa va ricordato, da chi può essere consultato e dove restano i dati. Prima la strategia e la sicurezza. Poi lo strumento.
Strategia e sicurezza fanno guadagnare. L’AI è lo strumento. Il pallino segna dove decidi tu.
Chiunque oggi può comprare un abbonamento a un tool AI. Il valore sta nel decidere cosa automatizzare, come proteggere i dati dei tuoi clienti e come misurare il risultato. È da lì che partiamo, sempre.
Strategia
Mappiamo quali informazioni valgono davvero (impegni, decisioni, eccezioni, preferenze del cliente), da dove arrivano e chi deve ritrovarle. Senza questa mappa un second brain diventa un archivio in più.
Sicurezza
Permessi per persona e per cliente: chi non segue una pratica non la vede, nemmeno chiedendola all’assistente. Dati mai usati per addestrare modelli di terzi, accessi tracciati.
Intelligenza artificiale
L’AI legge, collega e risponde citando la fonte interna. È il motore, non il progetto: la cambiamo quando ne esce una migliore, senza toccare il tuo metodo.
Come funziona
La memoria del tuo studio, sempre interrogabile.
Clicca ogni passaggio per vedere cosa succede. Il sistema propone, tu decidi.
Tutto ciò che conta entra da solo
Chiamate registrate, email rilevanti, note vocali, verbali, documenti caricati: le fonti che usi già alimentano la memoria senza che nessuno debba “ricordarsi di salvare”.
Ogni informazione trova il suo cliente
Il sistema riconosce a quale cliente, pratica e persona si riferisce ogni contenuto e lo aggancia alla scheda giusta, con data e provenienza.
Impegni e decisioni diventano visibili
“Ti mando la bozza entro venerdì”, “procediamo con l’opzione B”: impegni, decisioni e scadenze vengono estratti e resi consultabili, non sepolti in un testo.
Chiedi in italiano, ottieni la risposta con la fonte
“Cosa abbiamo concordato con Rossi sul contratto d’affitto?” La risposta arriva con il rimando al documento o alla chiamata originale, così puoi verificare in un clic.
Ogni risposta cita la fonte: si verifica, non si credeTi avvisa prima che te ne dimentichi
Impegni in scadenza e promesse fatte ai clienti tornano da te al momento giusto. La memoria diventa proattiva, ma resta tua.
Calcolatore
Quanto costa oggi la memoria sparsa del tuo studio
Sposta i cursori con i numeri reali del tuo studio. Il calcolo è volutamente prudente.
Stima indicativa basata su 220 giorni lavorativi e ipotesi prudenti. Nel Process Check la sostituiamo con i numeri reali del tuo flusso.
Prima e dopo
La stessa giornata, due modi di viverla.
- Le informazioni stanno nella testa di chi ha fatto la chiamata
- Per sapere cosa si è deciso bisogna chiedere al titolare
- Un collaboratore che se ne va porta via mesi di contesto
- Gli impegni presi a voce si ricordano, quando va bene
- Il cliente deve ripetere le stesse cose a persone diverse
- Nessuno sa con certezza chi ha accesso a cosa
Sicurezza
Il segreto professionale non è negoziabile.
Le misure che applichiamo a Ovia Second Brain fin dal primo giorno, non come aggiunta finale.
Permessi ereditati
L’assistente risponde solo con ciò che la persona che chiede è autorizzata a vedere. Nessuna scorciatoia via chat.
Nessun addestramento esterno
I contenuti dei tuoi clienti non vengono mai usati per addestrare modelli di terzi.
Risposte con fonte
Ogni risposta rimanda al documento o alla chiamata di origine: il pensiero critico resta umano, come chiede la Legge 132/2025 [3].
Opzione on-premise
Per gli studi che lo richiedono, i dati possono restare su infrastruttura dedicata, sotto il tuo controllo.
Per chi è
Costruito sul tuo modo di lavorare.
Centinaia di clienti, una sola memoria
Per chi segue molti clienti con storie fiscali diverse, il second brain evita di ricostruire ogni volta il contesto.
- Storico di ogni accordo e eccezione per cliente
- Risposte rapide ai collaboratori senza interrompere il titolare
- Continuità quando cambia il referente interno
Il fascicolo vivo della pratica
Telefonate, strategie e istruzioni del cliente collegate al fascicolo, con permessi rigorosi per pratica.
- Istruzioni del cliente sempre ritrovabili con data
- Accesso limitato al team della singola pratica
- Riepiloghi pronti prima di ogni udienza o incontro
Ogni azienda cliente, ogni dipendente, ogni eccezione
Accordi particolari, richieste ricorrenti e comunicazioni con le aziende clienti in un’unica memoria consultabile.
- Eccezioni contrattuali sempre visibili
- Storico delle richieste per azienda
- Onboarding veloce dei nuovi collaboratori
La memoria commerciale e operativa dell’azienda
Clienti, fornitori, decisioni interne: ciò che oggi vive nelle caselle personali diventa patrimonio aziendale.
- Contesto cliente condiviso tra vendite e operations
- Decisioni di riunione tracciate e assegnate
- Meno dipendenza dalle singole persone
Il percorso
Dal Process Check al primo risultato misurabile.
Un’area alla volta, sotto il tuo controllo. Nessuna trasformazione improvvisa.
Process Check
Osserviamo dove nascono e dove si perdono le informazioni nel tuo studio.
Mappa e regole
Definiamo cosa ricordare, chi vede cosa e dove restano i dati.
Primo nucleo
Colleghiamo le prime fonti (di solito chiamate ed email) su un gruppo di clienti reale.
Misura ed estendi
Misuriamo il tempo recuperato; solo se funziona, allarghiamo ad altre fonti.
Domande frequenti
Le domande che ci fanno davvero.
In cosa è diverso da un archivio o da un gestionale documentale?
Un archivio conserva file; il second brain conserva significato. Collega informazioni di fonti diverse allo stesso cliente, estrae impegni e decisioni e risponde a domande in linguaggio naturale citando la fonte. Il gestionale che usi resta: il second brain gli lavora accanto.
L’AI può inventare risposte?
Il rischio esiste con qualunque modello, per questo il sistema risponde solo usando i contenuti del tuo studio e mostra sempre la fonte. Se l’informazione non c’è, lo dice. La verifica umana resta il passaggio finale.
I dati dei miei clienti finiscono per addestrare ChatGPT o simili?
No. Usiamo fornitori e configurazioni che escludono l’uso dei dati per l’addestramento, e dove serve proponiamo un’installazione dedicata. È la prima cosa che mettiamo per iscritto.
Devo informare i clienti che uso l’AI?
Per le professioni intellettuali, l’art. 13 della Legge 132/2025 chiede di informare il cliente sui sistemi di AI utilizzati, con linguaggio chiaro, e di mantenere prevalente il lavoro intellettuale umano. Ti aiutiamo a impostare l’informativa e i processi in modo coerente.
Quanto tempo serve per vedere un risultato?
Il primo nucleo funzionante arriva di solito in 3–4 settimane, su un gruppo ristretto di clienti. Partiamo piccoli di proposito: prima misuriamo, poi estendiamo.
Funziona con gli strumenti che uso già?
Sì, è il principio del metodo Ovia: colleghiamo posta, telefonia, cartelle e gestionale che già usi, invece di chiederti di cambiarli.
Tieni premuto per prenotare
Ovia Process Check
Trenta minuti sul tuo flusso reale.
Poi decidi tu.
Ti mostriamo dove va il tempo, cosa si può automatizzare in sicurezza e da dove conviene partire con Ovia Second Brain. Nessun impegno, nessun gergo tecnico.
Lavoriamo con pochi clienti alla volta. Rispondiamo entro 24 ore.
Gli altri sistemi Ovia
Ogni sistema ne alimenta un altro.
Marketing
Portare nuovi clienti, in modo misurabile.
Automazione
Togliere il lavoro ripetitivo e riprendere il controllo.
- Ovia InboxLa tua casella, letta e capita.Controllo umano al 100% sulle risposteScopri
- Ovia ChiamateRegistra la chiamata. Il resto si organizza da solo.Niente entra nella scheda senza il tuo okScopri
- Ovia DocumentiI documenti arrivano. Nessuno deve rincorrerli.Ogni documento nasce dalla tua approvazioneScopri
- Ovia CRMClienti, pratiche e scadenze in un’unica dashboard che lavora da sola.Le comunicazioni sensibili partono solo con approvazioneScopri
Fonti
- McKinsey Global Institute, “The social economy” (2012): 28% della settimana sulle email, quasi il 20% a cercare informazioni interne
- Istat, “Imprese e ICT — Anno 2025”: AI al 16,4% delle imprese, PMI al 15,7%; freni principali competenze, norme, privacy
- Legge 23 settembre 2025, n. 132, art. 13 — uso dell’AI nelle professioni intellettuali (in vigore dal 10/10/2025)