Ovia Inbox
La tua casella, letta e capita. Tu approvi, il resto si organizza.
Ovia Inbox legge ogni email in arrivo, capisce da quale cliente arriva, di cosa parla e quanto è urgente, la assegna alla persona giusta e prepara una bozza di risposta nel tono del tuo studio. Nessuna email importante sepolta, nessuna risposta inviata senza il tuo sì.
- ArrivaL’email entra, il sistema la legge
- RiconosceCliente, argomento, urgenza
- AssegnaAlla persona giusta, subito
- PreparaBozza di risposta nel tono dello studio
- ApproviTu rileggi, correggi e invii
Il problema
La casella è diventata la tua scrivania. E nessuno la tiene in ordine.
Richieste di clienti, comunicazioni degli enti, PEC, fornitori, newsletter, solleciti: arriva tutto nello stesso posto, alla stessa velocità, con la stessa priorità apparente. Il risultato è che chi apre la casella passa la mattina a smistare invece che a lavorare.
La tentazione è incollare le email in un chatbot per farsi scrivere le risposte. È esattamente la “shadow AI” che, secondo IBM, fa lievitare il costo delle violazioni di dati: solo il 31% delle organizzazioni italiane ha regole efficaci per gestirla [2].
Ovia Inbox fa il contrario: prima decidiamo regole, priorità, tono e permessi dello studio, poi mettiamo l’AI a lavorare dentro quel perimetro, con l’approvazione umana come ultimo passaggio obbligato.
Strategia e sicurezza fanno guadagnare. L’AI è lo strumento. Il pallino segna dove decidi tu.
Chiunque oggi può comprare un abbonamento a un tool AI. Il valore sta nel decidere cosa automatizzare, come proteggere i dati dei tuoi clienti e come misurare il risultato. È da lì che partiamo, sempre.
Strategia
Definiamo le categorie che contano per te, le regole di assegnazione, i tempi di risposta per tipo di cliente e il tono dello studio. L’automazione esegue una strategia, non la inventa.
Sicurezza
Nessun copia-incolla in chatbot esterni. Credenziali gestite lato server, dati non usati per addestramento, segnalazione delle email sospette di phishing, log di ogni azione.
Intelligenza artificiale
L’AI classifica, riassume e scrive la bozza. Non invia nulla da sola: il sistema propone, tu decidi.
Come funziona
La tua casella, letta e capita.
Clicca ogni passaggio per vedere cosa succede. Il sistema propone, tu decidi.
L’email entra, il sistema la legge
Posta ordinaria e PEC vengono lette appena arrivano, allegati compresi.
Cliente, argomento, urgenza
Il mittente viene collegato alla scheda cliente; l’argomento classificato secondo le tue categorie; l’urgenza stimata con regole che decidi tu.
Alla persona giusta, subito
Ogni email finisce a chi segue quel cliente o quella materia. Le urgenze ti raggiungono immediatamente, il resto aspetta il suo turno.
Bozza di risposta nel tono dello studio
Per le richieste ricorrenti il sistema prepara una bozza completa, usando lo storico del cliente e i tuoi modelli approvati.
Tu rileggi, correggi e invii
Nessuna risposta parte senza approvazione umana. Ogni invio resta tracciato nello storico del cliente.
Controllo umano al 100% sulle risposteCalcolatore
Quanto ti costa ogni anno la tua casella di posta
Inserisci i volumi reali. Consideriamo recuperabile solo una parte del tempo.
Stima indicativa basata su 220 giorni lavorativi e ipotesi prudenti. Nel Process Check la sostituiamo con i numeri reali del tuo flusso.
Prima e dopo
La stessa giornata, due modi di viverla.
- Tutte le email hanno la stessa priorità apparente
- Le richieste urgenti si scoprono quando il cliente richiama
- Ogni risposta ricorrente viene riscritta da zero
- Chi è in ferie diventa un collo di bottiglia
- Qualcuno incolla email dei clienti in chatbot pubblici
- Nessuno sa quante richieste restano senza risposta
Sicurezza
Il segreto professionale non è negoziabile.
Le misure che applichiamo a Ovia Inbox fin dal primo giorno, non come aggiunta finale.
Approvazione obbligatoria
Il sistema scrive bozze, non invia. Le eccezioni automatiche (es. conferme di ricezione) si attivano solo se le decidi tu.
Anti-phishing
Mittenti anomali, link sospetti e richieste di pagamento insolite vengono segnalati prima che qualcuno clicchi.
Nessun dato nei chatbot pubblici
Eliminiamo la shadow AI dando al team uno strumento autorizzato e tracciato.
Storico completo
Ogni email, bozza e invio resta collegato alla scheda cliente: chi ha risposto, cosa e quando.
Per chi è
Costruito sul tuo modo di lavorare.
Scadenze, richieste, comunicazioni degli enti
Picchi di posta nei periodi fiscali gestiti con priorità chiare.
- PEC e comunicazioni degli enti riconosciute e smistate
- Risposte standard su scadenze e documenti già in bozza
- Urgenze fiscali in evidenza immediata
Termini e comunicazioni che non possono aspettare
Notifiche, richieste dei clienti e comunicazioni con i colleghi separate e prioritizzate.
- Comunicazioni con termini evidenziate
- Assegnazione per fascicolo e responsabile
- Tono formale dello studio mantenuto nelle bozze
Centinaia di richieste simili, ogni giorno
Per chi gestisce segreterie condivise o enti, le richieste ricorrenti vengono smaltite in una frazione del tempo.
- Classificazione per tipo di richiesta
- Risposte da modelli approvati
- Report dei volumi e dei tempi di risposta
Clienti, ordini, fornitori
Info@, ordini e assistenza gestiti con regole chiare invece che con la buona volontà.
- Ordini e richieste commerciali instradati al reparto giusto
- Bozze di risposta con dati dal gestionale
- Nessuna richiesta commerciale lasciata a metà
Il percorso
Dal Process Check al primo risultato misurabile.
Un’area alla volta, sotto il tuo controllo. Nessuna trasformazione improvvisa.
Process Check
Analizziamo volumi, categorie e tempi reali della tua posta.
Regole e tono
Categorie, assegnazioni, priorità e modelli di risposta approvati da te.
Attivazione controllata
Partiamo con una casella e la classificazione, poi le bozze.
Misura
Tempi di risposta e ore recuperate, nero su bianco.
Domande frequenti
Le domande che ci fanno davvero.
Le email vengono inviate automaticamente?
No, per impostazione nulla parte senza approvazione. Puoi decidere tu di automatizzare solo messaggi a basso rischio, come le conferme di ricezione.
Funziona con PEC, Gmail e Outlook?
Sì. Ci colleghiamo alle caselle che usi già, incluse le PEC, senza chiederti di migrare.
Come fa a scrivere nel tono del mio studio?
Partiamo dalle tue risposte reali e da modelli che approvi. Il tono viene fissato come regola, e ogni bozza resta modificabile prima dell’invio.
Chi può leggere le email dei miei clienti?
Solo le persone del tuo studio autorizzate. Il sistema è configurato con permessi per persona e i dati non vengono usati per addestrare modelli esterni.
Cosa succede se l’AI classifica male un’email?
La correggi con un clic e la regola migliora. Nelle prime settimane monitoriamo insieme le classificazioni proprio per questo.
Tieni premuto per prenotare
Ovia Process Check
Trenta minuti sul tuo flusso reale.
Poi decidi tu.
Ti mostriamo dove va il tempo, cosa si può automatizzare in sicurezza e da dove conviene partire con Ovia Inbox. Nessun impegno, nessun gergo tecnico.
Lavoriamo con pochi clienti alla volta. Rispondiamo entro 24 ore.
Gli altri sistemi Ovia
Ogni sistema ne alimenta un altro.
Marketing
Portare nuovi clienti, in modo misurabile.
Automazione
Togliere il lavoro ripetitivo e riprendere il controllo.
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