Documenti
Ovia Documenti
I documenti arrivano prima. Nessuno deve più rincorrere i clienti.
Ovia Documenti conosce i documenti necessari per ogni cliente e ogni pratica. Invia le richieste, controlla cosa arriva, riconosce cosa manca e sollecita solo quello, con un tono che cresce gradualmente e lo storico di ogni invio. Genera anche i documenti ricorrenti a partire dai tuoi modelli.
- ChecklistIl sistema sa cosa serve
- RichiestaParte la richiesta al cliente
- ControlloRiconosce cosa è arrivato
- SollecitoSollecita solo ciò che manca
- GeneraDocumenti pronti dopo la tua firma
Il problema
Il lavoro dello studio si ferma su un documento che non arriva.
La dichiarazione è pronta, manca solo una ricevuta. Il contratto è da registrare, manca il documento d’identità del secondo firmatario. Ogni pratica ferma genera telefonate, email, WhatsApp, promemoria su fogli di carta. Moltiplicato per centinaia di clienti, è un lavoro a tempo pieno che nessuno ha scelto di fare.
E poi ci sono i documenti che si compilano sempre uguali: deleghe, contratti di locazione, lettere di incarico. Tempo qualificato speso a copiare dati da un file all’altro.
La soluzione non è “un’AI che legge i PDF”: è una strategia documentale per tipo di pratica (cosa serve, entro quando, come si sollecita) messa in sicurezza e poi automatizzata. L’estrazione di testi e documenti è già l’uso più diffuso dell’AI nelle imprese italiane [1]; la differenza la fa come la si governa.
Strategia e sicurezza fanno guadagnare. L’AI è lo strumento. Il pallino segna dove decidi tu.
Chiunque oggi può comprare un abbonamento a un tool AI. Il valore sta nel decidere cosa automatizzare, come proteggere i dati dei tuoi clienti e come misurare il risultato. È da lì che partiamo, sempre.
Strategia
Per ogni tipo di pratica definiamo checklist documentale, tempistiche, tono dei solleciti e soglie di escalation. È il cuore del valore: il resto esegue.
Sicurezza
Documenti d’identità, redditi, dati sanitari: categorie delicate che trattiamo con canali di caricamento protetti, accessi per pratica e conservazione a norma.
Intelligenza artificiale
L’AI riconosce il documento arrivato, verifica che sia quello giusto e completo, estrae i dati e compila i modelli ricorrenti.
Come funziona
I documenti arrivano. Nessuno deve rincorrerli.
Clicca ogni passaggio per vedere cosa succede. Il sistema propone, tu decidi.
Il sistema sa cosa serve
Per ogni cliente e pratica esiste la lista dei documenti necessari, con le scadenze. È la tua conoscenza, messa per iscritto una volta.
Parte la richiesta al cliente
Il cliente riceve una richiesta chiara, con l’elenco esatto e un canale sicuro per caricare i file.
Riconosce cosa è arrivato
Ogni file ricevuto viene riconosciuto, verificato (è il documento giusto? è leggibile? è completo?) e spuntato dalla lista.
Sollecita solo ciò che manca
Il cliente riceve promemoria solo per i documenti mancanti, con un tono che cresce con il tempo. Nessuno sollecito inutile a chi ha già mandato tutto.
Documenti pronti dopo la tua firma
Deleghe, contratti, lettere: dopo l’approvazione i dati della pratica compilano i tuoi modelli, in PDF e Word nella cartella del cliente, sempre all’ultima versione valida.
Ogni documento nasce dalla tua approvazioneCalcolatore
Quanto costa rincorrere i documenti
Conta solo il tempo di richieste, solleciti e controlli: non il lavoro professionale vero e proprio.
Stima indicativa basata su 220 giorni lavorativi e ipotesi prudenti. Nel Process Check la sostituiamo con i numeri reali del tuo flusso.
Prima e dopo
La stessa giornata, due modi di viverla.
- I documenti mancanti si scoprono all’ultimo momento
- I solleciti partono a mano, quando ci si ricorda
- Il cliente riceve richieste confuse e ripetute
- I file arrivano su WhatsApp, email e chiavette
- I modelli ricorrenti si compilano copiando dati
- Nessuno sa a che punto è ogni pratica
Sicurezza
Il segreto professionale non è negoziabile.
Le misure che applichiamo a Ovia Documenti fin dal primo giorno, non come aggiunta finale.
Canale di caricamento protetto
Basta documenti d’identità e redditi su WhatsApp: un canale dedicato, cifrato e tracciato.
Accessi per pratica
Ogni documento è visibile solo a chi lavora quella pratica.
Conservazione a norma
Tempi di conservazione e cancellazione definiti per tipo di documento.
Revisione umana
I documenti generati sono bozze da rivedere: la firma e la responsabilità restano del professionista, come vuole la Legge 132/2025 [3].
Per chi è
Costruito sul tuo modo di lavorare.
Dichiarazioni, bilanci, pratiche ricorrenti
Il caso d’uso più forte: centinaia di clienti, documenti ricorrenti, scadenze fisse.
- Checklist per 730, Redditi, successioni, bilanci
- Solleciti progressivi automatici
- Deleghe e contratti compilati dai dati raccolti
Fascicoli completi prima dell’udienza
Documentazione del cliente raccolta e verificata con metodo.
- Elenco documenti per tipo di causa
- Verifica di completezza
- Lettere di incarico da modello
Documenti di aziende e dipendenti
Assunzioni, variazioni, cedolini: documenti che devono arrivare in tempo.
- Raccolta documenti per nuove assunzioni
- Promemoria periodici alle aziende clienti
- Archivio ordinato per dipendente
Pratiche con molti firmatari
Compravendite e locazioni con documenti da più persone.
- Checklist per ogni parte coinvolta
- Contratti di locazione da modello
- Stato pratica condiviso
Il percorso
Dal Process Check al primo risultato misurabile.
Un’area alla volta, sotto il tuo controllo. Nessuna trasformazione improvvisa.
Process Check
Quali pratiche, quali documenti, dove si inceppa la raccolta.
Checklist e toni
Checklist per tipo di pratica, tempi e testi dei solleciti.
Primo ciclo
Una tipologia di pratica, clienti reali, solleciti automatici.
Modelli e estensione
Generazione documenti ricorrenti e altre tipologie di pratica.
Domande frequenti
Le domande che ci fanno davvero.
I miei clienti non sono digitali. Funziona lo stesso?
Sì. Il cliente riceve un messaggio semplice con l’elenco dei documenti e un link per caricarli, anche da smartphone. Chi preferisce può continuare a portarli in studio: il sistema registra comunque cosa è arrivato.
Il sistema riconosce davvero se un documento è quello giusto?
Riconosce il tipo di documento e verifica elementi chiave (intestatario, periodo, leggibilità). I casi dubbi vengono segnalati a una persona invece di essere accettati in automatico.
Posso decidere io il tono dei solleciti?
Sì, è parte della strategia: definiamo insieme testi e progressione, dal promemoria cortese al sollecito formale.
Si integra con il mio gestionale?
Colleghiamo il gestionale che usi dove possibile; in alternativa Ovia Documenti lavora con Ovia CRM, che fa da cruscotto delle pratiche.
Posso generare i miei modelli di contratto?
Sì: partiamo dai tuoi modelli reali. Il sistema li compila con i dati raccolti e ti restituisce una bozza da rivedere e firmare.
Tieni premuto per prenotare
Ovia Process Check
Trenta minuti sul tuo flusso reale.
Poi decidi tu.
Ti mostriamo dove va il tempo, cosa si può automatizzare in sicurezza e da dove conviene partire con Ovia Documenti. Nessun impegno, nessun gergo tecnico.
Lavoriamo con pochi clienti alla volta. Rispondiamo entro 24 ore.
Gli altri sistemi Ovia
Ogni sistema ne alimenta un altro.
Marketing
Portare nuovi clienti, in modo misurabile.
Automazione
Togliere il lavoro ripetitivo e riprendere il controllo.
- Ovia Second BrainLa memoria del tuo studio, sempre interrogabile.Ogni risposta cita la fonte: si verifica, non si credeScopri
- Ovia InboxLa tua casella, letta e capita.Controllo umano al 100% sulle risposteScopri
- Ovia ChiamateRegistra la chiamata. Il resto si organizza da solo.Niente entra nella scheda senza il tuo okScopri
- Ovia CRMClienti, pratiche e scadenze in un’unica dashboard che lavora da sola.Le comunicazioni sensibili partono solo con approvazioneScopri
Fonti
- Istat, “Imprese e ICT — Anno 2025”: AI al 16,4% delle imprese, PMI al 15,7%; freni principali competenze, norme, privacy
- McKinsey Global Institute, “The social economy” (2012): 28% della settimana sulle email, quasi il 20% a cercare informazioni interne
- Legge 23 settembre 2025, n. 132, art. 13 — uso dell’AI nelle professioni intellettuali (in vigore dal 10/10/2025)