Voce
Ovia Chiamate
Registra la chiamata. Attività, scadenze e riepilogo si preparano da soli.
Ovia Chiamate trasforma ciò che dici a voce in lavoro organizzato: ogni chiamata o riunione viene trascritta e riassunta, gli impegni diventano attività assegnate, le date diventano scadenze e il cliente riceve un riepilogo pronto per la tua approvazione.
- RegistraChiamata o riunione, anche in presenza
- CapisceDalla conversazione a una scheda strutturata
- RiconosceCollega la chiamata al cliente giusto, senza doppioni
- SommaPiù chiamate, una sola scheda
- ApproviProposta in attesa della tua approvazione
Il problema
Le decisioni più importanti si prendono al telefono. E lì restano.
Una chiamata di venti minuti con un cliente genera spesso altri quindici minuti di lavoro: appunti da sistemare, attività da passare ai collaboratori, date da segnare, un’email di riepilogo da scrivere. Quando la giornata è piena, quel lavoro slitta, o non si fa. E ciò che è stato detto diventa “mi sembra che avessimo detto…”.
Le tecnologie di trascrizione sono ormai mature e diffuse: in Italia il riconoscimento vocale è tra gli usi più comuni dell’AI nelle imprese [1]. Ma registrare una chiamata con un cliente non è un gesto neutro: servono informativa, base giuridica, conservazione corretta. È il motivo per cui quasi metà delle imprese che rinunciano all’AI cita la privacy [1].
Ovia parte da qui: prima regole chiare su cosa si registra, come lo si comunica e dove restano i dati. Poi l’automazione che ti restituisce quei quindici minuti per ogni chiamata.
Strategia e sicurezza fanno guadagnare. L’AI è lo strumento. Il pallino segna dove decidi tu.
Chiunque oggi può comprare un abbonamento a un tool AI. Il valore sta nel decidere cosa automatizzare, come proteggere i dati dei tuoi clienti e come misurare il risultato. È da lì che partiamo, sempre.
Strategia
Quali chiamate registrare, cosa estrarre (impegni, date, importi, decisioni), chi riceve cosa e quando. Lo decidiamo sulla base del tuo flusso reale.
Sicurezza
Informativa e consenso gestiti, registrazioni conservate per il tempo necessario, accesso limitato per cliente, dati mai usati per addestrare modelli esterni.
Intelligenza artificiale
L’AI trascrive, riassume ed estrae. Il riepilogo al cliente parte solo dopo la tua approvazione.
Come funziona
Registra la chiamata. Il resto si organizza da solo.
Clicca ogni passaggio per vedere cosa succede. Il sistema propone, tu decidi.
Chiamata o riunione, anche in presenza
Con il telefono, un registratore dedicato o la videochiamata: la registrazione parte con l’informativa corretta.
Dalla conversazione a una scheda strutturata
Cliente, pratica, importi, impegni e documenti da chiedere. Quello che non è stato detto con certezza resta «non quantificato»: nessuna cifra inventata.
Collega la chiamata al cliente giusto, senza doppioni
Il sistema ritrova cliente e pratica dal telefono o dal nome. Se la pratica non esiste ancora la crea, e poi la ricollega invece di duplicarla.
Più chiamate, una sola scheda
Una nuova chiamata completa la precedente invece di sostituirla. Se due chiamate dicono cose diverse, il sistema non sceglie: mostra entrambi i valori, con la data.
Proposta in attesa della tua approvazione
Correggi, scegli tra i valori discordanti e approva: solo allora la scheda si aggiorna e partono attività, documenti e riepilogo al cliente.
Niente entra nella scheda senza il tuo okCalcolatore
Quanto vale il lavoro che fai dopo ogni chiamata
Conta solo il lavoro post-chiamata: appunti, attività, date, email di riepilogo.
Stima indicativa basata su 220 giorni lavorativi e ipotesi prudenti. Nel Process Check la sostituiamo con i numeri reali del tuo flusso.
Prima e dopo
La stessa giornata, due modi di viverla.
- Gli appunti si prendono mentre si ascolta, male
- Le attività vengono passate a voce ai collaboratori
- Le date promesse finiscono su un foglio
- L’email di riepilogo al cliente non la scrive nessuno
- Dopo mesi nessuno ricorda cosa si era deciso
- Registrazioni sparse su telefoni personali
Sicurezza
Il segreto professionale non è negoziabile.
Le misure che applichiamo a Ovia Chiamate fin dal primo giorno, non come aggiunta finale.
Informativa e consenso
Impostiamo informative e modalità di avviso prima di registrare, come richiede la normativa privacy.
Conservazione limitata
Audio e trascrizioni conservati solo per il tempo necessario, con cancellazione programmata.
Nessun telefono personale
Le registrazioni non restano su dispositivi privati dei collaboratori, ma nel sistema dello studio.
Precedenti chiari
Il Garante si è già espresso sui sistemi di registrazione e trascrizione delle chiamate [2]: progettiamo tenendone conto fin dall’inizio.
Per chi è
Costruito sul tuo modo di lavorare.
Consulenze telefoniche che diventano pratiche
Ogni consulenza produce documenti da chiedere, scadenze e attività per i collaboratori.
- Richieste documenti generate dalla chiamata
- Scadenze fiscali promesse tracciate
- Scheda cliente sempre aggiornata
Istruzioni del cliente, messe per iscritto
Per chi deve poter dimostrare cosa il cliente ha chiesto e quando.
- Verbale sintetico di ogni colloquio
- Riepilogo di conferma al cliente
- Collegamento automatico al fascicolo
Riunioni che producono lavoro, non solo parole
Per chi passa la giornata in call con clienti e team.
- Action item assegnati a fine call
- Riepilogo pronto per il cliente
- Storico delle decisioni per progetto
Commerciali e assistenza senza note perse
Per chi vende e assiste al telefono.
- CRM aggiornato dopo ogni chiamata
- Follow-up generati automaticamente
- Qualità del servizio misurabile
Il percorso
Dal Process Check al primo risultato misurabile.
Un’area alla volta, sotto il tuo controllo. Nessuna trasformazione improvvisa.
Process Check
Quante chiamate, di che tipo, cosa succede dopo.
Regole privacy
Informativa, consenso, conservazione e accessi, messi per iscritto.
Primo flusso
Trascrizione, sintesi e attività su un gruppo di utenti.
Estensione
Riepiloghi al cliente, scadenze e collegamento al CRM.
Domande frequenti
Le domande che ci fanno davvero.
Posso registrare le chiamate con i clienti?
Sì, a condizioni precise: informare l’interlocutore, avere una finalità legittima, conservare i dati correttamente e limitare gli accessi. Nel progetto impostiamo informativa e procedure prima di attivare qualsiasi registrazione.
Serve un dispositivo particolare?
No. Funziona con telefonia, videochiamate e registratori dedicati (come Plaud) a seconda di come lavori. Scegliamo la soluzione più semplice per il tuo studio.
La trascrizione funziona bene in italiano, anche con termini tecnici?
Sì, i sistemi attuali gestiscono bene l’italiano; per terminologia specifica e nomi dei clienti aggiungiamo un vocabolario dedicato. La sintesi resta comunque sempre rileggibile e correggibile.
Dove finiscono le registrazioni?
Nel sistema dello studio, con accesso limitato per cliente, conservazione a scadenza e nessun uso per addestrare modelli esterni.
Il cliente riceve il riepilogo in automatico?
Solo dopo la tua approvazione. Il sistema lo prepara, tu decidi se e quando inviarlo.
Tieni premuto per prenotare
Ovia Process Check
Trenta minuti sul tuo flusso reale.
Poi decidi tu.
Ti mostriamo dove va il tempo, cosa si può automatizzare in sicurezza e da dove conviene partire con Ovia Chiamate. Nessun impegno, nessun gergo tecnico.
Lavoriamo con pochi clienti alla volta. Rispondiamo entro 24 ore.
Gli altri sistemi Ovia
Ogni sistema ne alimenta un altro.
Marketing
Portare nuovi clienti, in modo misurabile.
Automazione
Togliere il lavoro ripetitivo e riprendere il controllo.
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